Конфигурация «Учет оборудования» — предназначена для ведения учета оборудования на больших и малых предприятиях, а так же в любых организациях. Данная программа позволяет формировать график планово-предупредительного ремонта для оборудования и автоматически создавать заявки на ремонт по данному графику, регистрировать заявки от пользователей на срочный ремонт. Вести учет работ по заявкам, назначать исполнителей и формировать для них задания на любой период, назначать ответственных пользователей за то или иное оборудование, а так же вести учет оборудования установленного на предприятиях клиентов.
Гибкая структура базы данных дает возможность создавать новые таблицы, поля, ниспадающие списки, формировать отчеты и документы. Программа проста и интуитивно понятна, не требует специальных знаний и квалификации в ИТ-сфере. Конфигурация «Учет оборудования» легко и быстро настраивается под индивидуальные требования самостоятельно. Если Вы не располагаете свободным временем или не хотите самостоятельно настраивать программу, доверьте эту работу нашим специалистам!
Видео презентация
Для установки и запуска необходимо:
Конфигурация «Установка и обслуживание оборудования» — предназначена для автоматизации организаций, занимающихся установкой и обслуживанием оборудования. Данная система позволит усовершенствовать процесс учета заказов и обслуживания клиентов благодаря введению всестороннего учета. Комплексный учет клиентов, их контактной информации, учет оборудования, учет заявок клиентов, регистрация платежей, подсчет полученной прибыли и других показателей и многое другое. Данная программа для учета оборудования легко и быстро настраивается под конкретные требования заказчика.
Гибкая структура базы данных дает возможность создавать новые таблицы, отчеты, графики, добавлять поля, задавать списки и многое другое.
Программа интуитивно проста для пользователей, так как не требует квалифицируемых ИТ-ресурсов. Вы сможете настроить программу на
совершенно любую предметную область без специальных знаний.
Основные функции
Учет клиентов компании, их контактных данных
Учет заявок клиентов на выполнение работ
Перечень сотрудников компании и пользователей с указаниями параметров доступа к программе
Создание документов по шаблону
Установка конфигурации
Время на прочтение
Всем привет, меня зовут Никита, я руковожу группой технической поддержки.
Моя команда поддерживает и администрирует:
В этой статье я расскажу вам, как можно подойти к вопросу учета оборудования с помощью 1С. Здесь не будет кода и тонкостей бухучета, исключительно организационные моменты. Если статья зайдет публике, то я с радостью поделюсь опытом организации процессов в техсаппорте и отвечу на вопросы в комментариях.
Итак, в определенный момент времени перед нами встал вопрос, как вести учет техники? Завхозов нет, кладовщиков нет. Конечно, для учета и инвентаризации оборудования имеется множество ПО и инструментов. Если вы поддерживаете до 50 рабочих мест, то вполне возможно вести учет даже в Excel. Если говорить о ПО, то в данном случае подойдет, к примеру, IT Invent или связка GLPI + Fusion Inventory. В моем случае для учета оборудования нескольких компаний и огромного количества единиц техники этого мало. В любой компании есть бухгалтерия, а значит и 1С. Углубляемся.
Основные задачи учета оборудования:
Кадровое делопроизводство и бухучет словами админа
Все оборудование можно разделить на 2 типа:
Как правило, основным средством является оборудование, которое дороже 40000 р., например, ноутбук за 100000 р. Малоценка – все, что дешевле 40000 р, например, смартфон за 10000 р. Основная проблема учета в том, что способ работы в 1С с ОС и с МЦ – разный, т.к.:
С типом оборудования понятно. Теперь встает вопрос, а как нам его выдавать сотрудникам и потом забирать? Если все действие с оборудованием происходит в базе 1С – БП (бухгалтерия предприятия), то все сотрудники находятся в базе ЗУП (зарплата и управление). Между базами БП и ЗУП настроена синхронизация. Для этого в карточке ОС есть поле МОЛ — материально ответственное лицо, т.е. тот самый сотрудник из ЗУП.
Вася Пупкин трудоустроился в компанию. Сотрудник отдела кадров завел Васю Пупкина в ЗУП в день трудоустройства. Отработала синхронизация, сотрудник появился в базе БП. Когда Вася приходит в ИТ отдел за оборудованием, специалист техподдержки из базы БП печатает акт приема-передачи, где сказано, что Вася Пупкин получает, а специалист техподдержки передает, например, ноутбук. Как выглядит акт сейчас обсуждать не будем.
После ознакомления с бухучетом и кадровым делопроизводством мы подходим к основному – инструменту, о котором я и хотел рассказать. В каждой компании мы создали в 1С еще один справочник, назвали его “Справочник ИТ-оборудования” и объединили в нем все позиции, т.е. О С и малоценку.
Что это нам дало?
Пример части справочника
Как оборудование попадает в справочник?
Как обычно, процесс примерно одинаковый во всех компаниях. Углубляться не будем. Закупка – получение инвентарных номеров от бухгалтерии – создание элементов справочника ИТ на основе полученных инвентарных номеров. Помним, если закупалось основное средство (ОС), то у каждой позиции свой инвентарный номер по бухгалтерии. Если малоценка, то инвентарный номер (код) на все позиции одинаковый.
Купили 5 ноутбуков (дороже 40000 р. за каждый), получили 5 бухгалтерских инвентарных номеров:
Инвентарные номера по справочнику ИТ при заведении:
Купили 5 смартфонов (дешевле 40000 р. за каждый), получили один инвентарный номер (код) по бухгалтерии — МЦ-0000555511. Н О! При заведении в справочник ИТ получаем:
Естественно, заполняем и все остальные поля в карточке оборудования. Почувствовали теперь весь кайф контроля?=)
Как отличить друг от друга оборудование разных компаний?
Как я писал выше, мы обсуживаем несколько компаний, часть из которых находятся в одном офисе. В каждой компании своя 1Ска, своя бухгалтерия и ЗУП, свой справочник ИТ, а значит свое именование уникальных инвентарных номеров по справочнику ИТ.
В одном офисе работают 2 компания: ООО «Ромашка» и ООО «Василек». Значит уникальные инвентарные номера по справочнику ИТ именуем, использую сокращение названия компании. У ООО «Ромашка» инвентарные номера будут начинаться на RM, т. е. R M-000 789, а у ООО «Василек» будут начинаться на VS, т. е. V S-000 890. Далее, берем любой принтер этикеток, например Dymo Label Manager 210D, печатаем этикетки с инвентарными номерами и оклеиваем оборудование.
Пример принтера этикеток для наглядности
Лайфхак: на ноутбуках клеить этикетку лучше на дне ноутбука рядом с ножкой, там наименьшая точка соприкосновения, а значит меньше шанс, что этикетку повредят. В добавок можно наклеить еще и доменное имя устройства, если мы говорим про ноутбуки. Это поможет и пользователю при обращении в ИТ. Вуаля! Даже, если какая-то из этикеток отклеится или сотрется в процессе эксплуатации, мы всегда сможем опираться на связку из таких данных, как: инвентарный номер, доменное имя, серийный номер. Даже, если ноутбук сильно потрепало и этикеток нет, даже, если по какой-то причине нет доменного имени, то серийный номер можно узнать, например, с помощью админки антивируса или другого ПО, а также с помощью команды wmic bios get serialnumber. Profit!
Итак, начнем. Зачем ИТ-службе нужно вести свой учет компьютерного оборудования? Ведь вся компьютерная техника учитывается на счетах организации и данные об оборудовании уже есть в бухгалтерской системе. Зачем тогда отвлекать технических специалистов от разработки софта/администрирования систем/ремонта оборудования и грузить их «бухгалтерской» работой?
Дело в том, что собранные в бухгалтерской системе данные не спасут вас от проблем, например, при вирусной атаке.
«Заразить компьютер в корпоративной сети, поднять привилегии, получить доступ к домену администратора и одной кнопкой остановить деятельность компании любого размера» — так описал специфику работы вируса WannaCry его автор.
Помните старую шутку, что зима в Россию всегда приходит неожиданно, поэтому коммунальные службы не успевают к ней подготовиться? Аналогичная беда с подготовкой бюджета на следующий год – вроде все знают о сроках, но почему-то заявки на замену техники подают в самый последний момент. И крайним обычно остается ИТ-специалист, отвечающий за распределение оборудования – не предусмотрел, не предпринял должные меры, не проявил настойчивости и т.д. и т.п. Если вирусная атака может обойти вас стороной, то наезды из-за не вовремя выделенной техники точно прилетят вам в голову.
Но выход есть: прекратите собирать заявки на замену техники. Начните вести учет параметров, по которым техника должна попадать в программу модернизации (например, объём HDD, диагональ монитора, скорость печати принтера и т.д.). В этом случае вы сможете формировать перечни техники на замену автоматически из своей учетной системы. Нет заявок – нет проблем.
Чем еще поможет налаженная система учета ИТ-оборудования? Тем, что на любой, даже самый каверзный вопрос руководства вы сможете дать ответ уже через 5-15 минут, а не в «завтра с самого утра». Например, финансовый директор спрашивает: «сколько принтеров у нас в кладовке, сколько в ремонте, сколько у пользователей, сколько было утилизировано в этом году, в каких отделах принтера простаивают?». Если у вас учитываются стадии жизненного цикла ИТ-оборудования, то на все (!) эти вопросы вы дадите ответ в течении 15 минут. В противном случае придется собирать данные из разных источников в течении 2-3 часов (если не больше).
Полагаю, с вопросом «зачем нужен свой учет ИТ-оборудования» разобрались. Это меньшее из зол по сравнению с ситуацией, когда у вас только разрозненные данные бухгалтерского учета и сырые отчеты SCCM.
Давайте теперь спроектируем такую систему учета ИТ-оборудования, которая поможет решить обозначенные выше проблемы. Нам потребуется:
Шаг 1. Определить границы учетной системы
Не стоит распылять усилия и пытаться наладить учет сразу и везде. Изучите данные по инцидентам/проблемам и найдите «бутылочное горлышко», т.е. группы оборудования, которые доставляют вам больше всего хлопот. Начните налаживать учет именно в этих группах.
По моему опыту чаще всего в «застревают в бутылочном горлышке» компьютеры и оргтехника. Реже всего комплектующие и расходные материалы (как правило по ним хватает данных складского учета).
Шаг 2. Разработать справочник категорий оборудования
Чтобы было удобнее формировать отчеты, каждую группу техники нужно разделить по категориям. Например, вы решили наладить учет пользовательского оборудования. Берем группу «компьютеры». Из каких категорий она будет состоять? Персональный компьютер, ноутбук, планшет и т.д. Затем берем следующую группу – «устройства отображения» и делим на категории ее. В итоге у вас получится примерно вот такой справочник категорий:
Благодаря этому делению вы сможете быстро делать выборки из базы данных и получать отчеты как по группе «компьютеры», так и по каждой из категорий этой группы.
Шаг 3. Разработать модель жизненного цикла оборудования
Чтобы оперативно получать информацию о том, в каком статусе находится оборудование нужно разработать т.н. «модель жизненного цикла оборудования».
Советую начать с простой модели и детализировать ее по мере необходимости:
По моему опыту самый быстрый способ повысить эффективность системы учета ИТ-оборудования, это начать отслеживать статусы жизненного цикла. Не пренебрегайте этим шагом!
Шаг 4. Определить способ идентификации оборудования
Поскольку вам придется заниматься поиском и инвентаризацией оборудования, нужно заранее определить, как вы будете идентифицировать найденную технику. Мне известно пять способов идентификации:
Оптимальным способом я считаю маркировку техники этикетками со штрихкодом. Кстати, Yurich еще в 2013 году написал пошаговую инструкцию по изготовлению этикеток. Крайне рекомендую его статью к прочтению.
Шаг 5. Разработать атрибутную модель
Вот теперь давайте приступим к самому важному – к разработке атрибутной модели. Мой список рекомендуемых к учету атрибутов, с указанием для чего они нужны, приведен ниже. Используйте его как отправную точку при разработке своей атрибутной модели.
На первый взгляд атрибутов слишком много и у персонала уйдет уйма времени на поддержание системы учета в актуальном состоянии. Давайте проверим, так ли это.
В зависимости от интерфейса учетной системы на первичную регистрацию каждого устройства потребуется 5-10 минут, на актуализацию данных 1-2 минуты. Предположим у вас в организации 350 пользователей, устройств для учета 1 000 штук. В год заменяется 20% парка техники (из расчета срока службы 5 лет), 10% парка проходит ремонт и модернизацию. Значит каждый год вам нужно будет:
Итого вы потратите 4 000 минут в год. Накинем еще 10% на непредвиденные перемещения. Получим 4 400 минут в год или 17 минут в день. Полагаю, это вполне приемлемые трудозатраты для поддерживания в актуальном виде системы учета на 1 000 единиц техники.
К тому же их можно сократить до 10-12 минут: технические атрибуты забирать из SCCM, данные о пользователе из кадровой системы. Но это вопросы архитектуры, их я планирую раскрыть во второй части статьи. Также во второй части я покажу, как оперативно организовать внедрение спроектированной системы учета. Пока же давайте сделаем паузу.
Прошу дать в комментариях обратную связь. Это поможет мне подробнее раскрыть интересующие вас вопросы при подготовке продолжения статьи.
